Koncepcja serwerowni lub centrum danych jest kolejnym etapem przygotowywania do projektowania obiektu i następuje bezpośrednio po sprecyzowaniu wymagań użytkownika wynikających z przeprowadzonego audytu potrzeb oraz wykonaniu inwentaryzacji istniejącej infrastruktury.
Koncepcja (zwana też wstępnym projektem) ma na celu w sposób wizualny i opisowy przedstawić propozycję zaaranżowania pomieszczenia serwerowni lub całego centrum danych bez szczegółów, które pojawią się w projektach wykonawczych tak aby uzgodnić ostatecznie czy obie strony (inwestor i wykonawca) dobrze się rozumieją. Na tym etapie wprowadzanie zmian jest najtańsze ponieważ koncepcja bazuje na poziomie ogólności i w przeciwieństwie do projektu wykonawczego nie zawiera szczegółów, które są niezbędne do ostatecznego doboru elementów i wyliczenia ich parametrów.
Mając ustaloną koncepcję serwerowni inwestor może przeprowadzić konkurs ofertowy na zaprojektowanie lub zaprojektowanie i wybudowanie centrum danych bez ponownego analizowania założeń z każdym z oferentów, ponieważ przedmiot zadania został wcześniej ustalony i sprecyzowany.
Koncepcja serwerowni nie jest jednak dobrą podstawą jej realizacji ze względu na brak określenia w niej szczegółów, jak na przykład przekrojów i rodzajów kabli elektrycznych oraz ich ilości w metrach czy ostatecznych parametrów i modeli urządzeń. Te kwestie zostaną wyliczone przez projektanta w projektach wykonawczych oraz określone w zestawieniach materiałów. Niemniej jednak często stosuje się, szczególnie w zamówieniach publicznych, tryb "zaprojektuj-wybuduj", który wymaga od wykonawcy podania kwoty ryczałtowej za całość budowy (zaprojektowanie i wybudowanie) centrum danych bez możliwości renegocjacji ceny. W takim przypadku firma wykonawcza powinna ostrożnie szacować koszty, a inwestor nie powinien wymagać zbyt dużo. W przypadku zaniżonego wyliczenia kosztów wykonawca będzie próbował "zaoszczędzić" unikając zbędnych elementów lub stosując tańsze rozwiązania, co może spotkać się z niezadowoleniem zlecającego inwestycję i doprowadzić do konfliktu stron. Zarządzanie takimi zadaniami wymaga często od kierowników projektów (obu stron) umiejętności wychodzenia naprzeciw ewentualnym trudnościom i kompromisowego ich rozwiązywania. Tryb ten jest szczególnie ryzykowny dla firm mających małe doświadczenie w budowie serwerowni i centrów danych.
Dla sektora prywatnego forma i zakres koncepcji nie są w żaden sposób uregulowane i z reguły to wykonawca decyduje o tych parametrach oraz szczegółowości opracowania.
Natomiast w przypadku jednostek publicznych podlegających pod ustawę Prawo zamówień publicznych koncepcja serwerowni będzie nazwana jako "program funkcjonalno-użytkowy" serwerowni (PFU), którego zakres i formę określa rozdział 4 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (link do aktualnej treści rozporządzenia). Niestety rozporządzenie to nie określa poziomu szczegółowości opracowania i w przypadku braku sprecyzowanych wymagań zamawiającego w tej kwestii jest całkowicie zależny od solidności wykonawcy.
Program funkcjonalno-użytkowy jest podstawą przeprowadzenia zamówienia publicznego w trybie "zaprojektuj i wybuduj".
Do wykonania koncepcji czy PFU powinien być zaangażowany cały zespół projektowy.
Czas realizacji koncepcji serwerowni czy centrum danych jak w każdym przypadku zależy od skali przedsięwzięcia oraz wymagań inwestora dotyczących poziomu szczegółowości i może wynieść od 1 do kilku miesięcy.